Grâce à l’évolution technologique, la dématérialisation profite de plus en plus au monde professionnel. Ainsi, beaucoup d’entreprises commencent à intégrer la digitalisation dans leur gestion RH. Il s’agit plus particulièrement de Coffreo. Ce dernier garantit non seulement la conservation des documents d’une entreprise, mais fait également gagner plus de temps aux salariés. Ainsi, tous les documents numériques seront sauvegardés en toute sécurité. 

Présentation du logiciel Coffreo

Fondé en 2007, Coffreo est un coffre-fort numérique qui applique la dématérialisation, notamment dans le secteur RH. D’ailleurs, Coffreo est le leader de la dématérialisation des documents. D’une manière générale, Coffreo facilite les échanges électroniques entre le manager et les salariés d’une entreprise.  C’est une solution électronique qui permet d’optimiser l’organisation du travail au sein de votre entreprise. En effet, vous n’avez plus à se soucier de la gestion administrative des documents, car l’outil Coffreo peut s’occuper de tous les processus de dématérialisation, de façon sécurisé.

Les fonctionnalités de Coffreo 

A priori, tous les documents dématérialisés ont une valeur juridique. De ce fait, les documents numérisés peuvent être sauvegardés jusqu’à 6 ans, après la retraite du salarié. Avec Coffreo, chaque salarié dispose d’un espace de stockage de 3GO, où il peut archiver, trier et organiser tous ses documents administratifs. Il est à noter que la plateforme Coffreo peut être accessible à partir de tous les supports technologiques : PC, MacBook, tablette, téléphone, etc. Par ailleurs, Coffreo offre plusieurs fonctionnalités, telles que :

• recevoir et envoyer des documents électroniques.
• consulter et télécharger des documents (à tout moment).
• archiver les documents (même après la retraite).
• signer électroniquement des contrats de travail.
• accepter un contrat en ligne.
• recevoir les bulletins de salaire.

Un avantage pour les salariés

La dématérialisation facilite avant tout le travail des salariés. En plus, ce coffre-fort numérique permet aux salariés d’être plus performants et efficaces au travail. Bref, Coffreo offre plusieurs avantages, comme :

Une communication améliorée

Les salariés n’ont plus besoin de se déplacer pour consulter ou remettre des documents, tels que les contrats de travail, les bulletins de paie ou les factures. En effet, les salariés reçoivent des notifications (par e-mail ou SMS) pour consulter les nouveaux documents RH. D’ailleurs, cela permettra de vérifier le moment exact de la réception de ces documents. 

Un gain de place important

Grâce à la plateforme Coffreo, vous n’avez plus besoin de classer des documents-papier. Il suffit de les archiver dans votre salle d’archive. D’ailleurs, l’archivage électronique réduit les risques de perte de documents et simplifie la gestion des informations. 

Une sécurité garantie

La confidentialité de chaque espace personnel des salariés sera évidemment sécurisée. En effet, ni le manager ni l’éditeur n’a aucun accès sur le compte personnel des salariés. Ainsi, toutes les données seront protégées à l’aide d’un mot de passe, d’une double authentification et d’un code temporaire. Cela permettra de garantir la sécurité optimale de tous les documents importants. En outre, il est à noter que la sauvegarde des informations doit être conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). 

Il est à noter que les salariés ont la possibilité de stocker leurs documents personnels et professionnels dans le coffre-numérique, tels que le CV, la carte d’identité, le permis de conduire, les diplômes, le règlement intérieur de l’entreprise, le contrat de travail, les fiches de paie, les justificatifs de note de frais, les factures, etc. 

Une disponibilité à vie 

Même après la démission ou le changement de poste d’un salarié, l’employeur n’a pas besoin de s’inquiéter, car les documents seront bel et bien sauvegardés dans le coffre-fort numérique. Ainsi, l’entreprise aura toujours accès à ces documents. Cela permet de faciliter l’organisation de travail au sein de l’entreprise. 

A qui est destiné Coffreo ?

Généralement, l’outil Coffreo est destiné aux professionnels qui souhaitent améliorer leur agence d’emploi. Il est également destiné aux entreprises qui veulent faciliter leur gestion administrative. De même, Coffreo profite également aux salariés intérimaires qui veulent simplifier leur travail. D’ailleurs, cela permet de les rendre encore plus performants. 

Gérer son compte Coffreo 

A priori, l’utilisateur qui souhaite accéder à son compte Coffreo doit tout d’abord se rendre sur le site officiel de la plateforme pour pouvoir identifier son espace personnel. Pour ce faire, il doit authentifier son compte, à l’aide d’un mot de passe valide et d’un identifiant. A noter qu’il est important de mentionner qu’il est « Salarié » (si c’est le cas). Ensuite, il suffit de cliquer sur « Connexion ». Une fois que l’intérimaire a accès à son espace personnel, il peut maintenant consulter des documents RH et gérer les recrutements. Pour faciliter la navigation, il serait préférable de télécharger l’application mobile de Coffreo, disponible sur Play Store ou App Store. 

Comment créer un compte Coffreo ? 

Pour créer un compte Coffreo, vous devez contacter une agence d’intérim. Ce dernier vous enverra un mail pour signifier que vous pouvez activer votre compte Coffreo. Par la suite, le salarié peut se rendre sur le site officiel et créer son compte personnel. A cet effet, il doit remplir quelques informations, puis choisir un mot de passe. Ensuite, il doit valider son compte à l’aide d’un mail d’activation qu’il va recevoir.

Qu’est-ce qu’il faut faire en cas de mot de passe oublié ? 

Dans le cas où l’utilisateur a oublié son mot de passe, il est invité à se rendre directement sur la page officielle de Coffreo. Ensuite, il doit insérer son adresse e-mail pour pouvoir récupérer son mot de passe. 

Comment contacter le service client de Coffreo : par téléphone ou sur internet ?

Si vous avez besoin d’aide concernant l’utilisation de la plateforme Coffreo, vous pouvez contacter le service client. Par ailleurs, les salariés peuvent bénéficier d’une assistance 24h/24heures et 7j/7jours. Pour ce faire, vous avez deux possibilités : soit vous allez directement sur la page Coffreo, soit vous contactez Coffreo à l’aide d’un formulaire de contact fourni sur la page officielle. Il suffit juste de cliquer sur « Nous contacter », depuis la page officielle. 

Les avis sur coffreo 

Coffreo est un logiciel Saas destiné à être utilisé par les agences d’intérim. D’une manière générale, il permet à l’entreprise de faire appel à des intérimaires pour faciliter l’envoi des contrats de mission et d’autres documents administratifs. De leur côté, les salariés intérimaires ont l’avantage de consulter rapidement leur bulletin de salaire sur le coffre-fort numérique. Grâce à tous ces avantages, la plupart des utilisateurs ont affirmé que Coffreo est une solution de dématérialisation efficace. En plus, la plateforme favorise les conditions de travail des salariés et peut limiter les dépenses dans une entreprise. 

Les alternatives à Coffreo

Il existe plusieurs alternatives à Coffreo. Cependant, il faut tenir compte de la spécificité de chaque outil. Ainsi par exemple, il y a :

• Cegid Box : qui permet de dématérialiser des factures.
• Docapost : qui permet de réaliser une signature numérique et d’archiver des documents. 
• Keeper : qui est à la fois un coffre-fort numérique et un gestionnaire de mot de passe.